مهام إدارة السكرتارية والتوثيق

  تعد إدارة السكرتارية والتوثيق المستوى الإداري المسؤول عن استلام وتسليم البريد الخاص بالمدير وتنظيم الأرشيف بالإضافة إلى أعمال الطباعة

تتولى إدارة السكرتارية والتوثيق المهام و الاختصاصات التالية:

      1. تسجيل البريد الوارد في سجلات، وكذا تسجيل البريد الصادر في سجلات خاصة يدون فيها توجيهات مدير المركز.

      2. طباعة الرسائل والمذكرات الصادرة عن المدير وأي أعمال طباعة أخرى.

      3. فتح ملفات مراسلات داخلية وفتح ملف مراسلات خارجية مع الجهات المختلفة.

      4. تنظيم المراسلات الصادرة والواردة في الملفات الخاصة بها وعمل مطوية في كل ملف تحدد محتوياته.

      5. أي مهام واختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المدير أو نائبه.

 أقسام إدارة السكرتارية والتوثيق:

  تتكون إدارة السكرتارية والتوثيق من الأقسام التالية:

    1. قسم السكرتارية.

    2. قسم التوثيق.

أولا: قسم السكرتارية

 يعد قسم السكرتارية المستوى الإداري المسؤول عن استلام وتسليم البريد الخاص

 بالمدير وتنظيم الأرشيف بالإضافة إلى أعمال الطباعة

 يتولى قسم السكرتارية المهام والاختصاصات التالية:

      1. تسجيل البريد الوارد في سجلات وكذا تسجيل البريد الصادر في سجلات   

 خاصة يدون فيها توجيهات مدير المركز .

      2. طباعة الرسائل والمذكرات الصادرة عن المدير وأي أعمال طباعة أخرى.

      3. تنظيم المراسلات الصادرة والواردة في ملفات خاصة بها وعمل مطوية في

 كل ملف تحدد محتوياته.

      4. أي مهام واختصاصات أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة أو مدير

 المركز.

ثانيا: قسم التوثيق والمعلومات

 يعد قسم التوثيق والمعلومات المستوى الإداري المسؤول عن توثيق وحفظ المعلومات الخاصة بتقييم الأداء الأكاديمي التي يقوم بها المركز بأقسامه المختلفة.

 يتولى قسم التوثيق والمعلومات المهام والاختصاصات التالية:

1 توثيق وفهرسة المعلومات الخاصة بتقييم الأداء الأكاديمي والأنشطة المختلفة التي يقوم بها المركز.

2. تنظيم الكتب والدوريات والتقارير وفهرستها في المكتبة.

3. إنشاء وحدة كمبيوتر على نظام CD-ROM ملحقة بنظام تداول المعلومات الحديثة عن طريق ال INTERNET

  4. إعداد القوائم بالوثائق التي تصل للمركز وتعميمها على الكليات المختصة.

5. التنسيق مع الأجهزة الإعلامية المختلفة لتغطية النشاطات التي يقوم بها المركز.

6. إعداد القوائم باحتياجات القسم من الكتب والأبحاث والأجهزة السمعية والمرئية وغيرها.

7. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة أو مدير المركز.